4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện 4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ là một trong những yếu tố thuyết phục khách hàng và góp phần vào mức độ thành công của dự án. Chính vì vậy một kịch bản chi tiết và có bố cục chặt chẽ sẽ để lại ấn tượng. 4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện sau đây sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện.

Hồ sơ công ty

Dù công ty của bạn có quy mô lớn hay nhỏ thì những thông tin ban đầu về công ty vẫn luôn cần được đề cập. Những thông tin cơ bản như tên công ty, dịch vụ, sản phẩm của công ty được ghi trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ cho phép khách hàng hình dung về những điều bạn có thể làm cho họ. Đồng thời cũng để nhà cung cấp tư vấn cho bạn những ý tưởng phù hợp với nhu cầu hiện tại của công ty.

Thông tin chi tiết sự kiện

Hãy thử đặt mình trong vị trí của nhà cung cấp và đọc lại bản kế hoạch xem có thiếu chi tiết nào không để bổ sung kịp thời. Nếu bạn không thể liệt kê được những thứ cần thiết thì nhà cũng cấp khó có thể đáp ứng đầy đủ được cho bạn. Trước thời gian sự kiện diễn ra, hãy đọc lại bản kế hoạch nhiều lần hoặc tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn để kế hoạch tổ chức sự kiện trở nên hoàn thiện.

4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện 4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Ngân sách rõ ràng

Ngân sách chi cho việc tổ chức sự kiện cần được hoạch định rõ ràng trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện để tránh tình trạng phung phí cho những việc không cần thiết. Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ vì thực tế chúng cũng tốn khá nhiều tiền của bạn. Dù là đoạn video 5 phút  cũng sẽ phát sinh nhiều vấn đề hơn so với trong dự kiến, nhưng nếu hoạch định được trước ngân sách, bạn sẽ biết có thể cắt đoạn nào để giảm chi phí. Hoặc nếu có một ngân sách lớn, hãy đưa ra quyết định cho những gì cao cấp hơn.

4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện 4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Thời gian

Có nhiều khía cạnh về thời gian khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện như: Thời gian cho quá trình chuẩn bị, thời gian tổ chức, thời lượng tổ chức.

  • Thời gian chuẩn bị: Đây là giai đoạn để nhà cung cấp có thể đọc và hiểu kịch bản, lên phương án về những thứ có thể đáp ứng cho yêu cầu của bạn. Đây cũng là khoảng thời gian để bạn truyền thông sự kiện, xin tài trợ.
  • Thời gian tổ chức: Chọn khung giờ mà mọi người có thể tham gia đông đủ nhất.
  • Thời lượng của sự kiện: Thời lượng sự kiện sẽ quyết định những hoạt động nào có thể diễn ra, một sự kiện diễn ra trong thời gian dài phải đảm bảo không gây nhàm chán hay bị loãng, khiến khách mời không còn hứng thú tham gia nữa.

4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện 4 điều cần nhớ khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Có thể thấy để làm được một bản kế hoạch chi tiết và có tình thuyết phục cao thì cần người có nhiều năm kinh nghiệm và tiêu tốn nhiều thời gian, chính vì vậy Amy Production với đội ngũ viết kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì công việc này sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn. 

Theo Amyproduction

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.